نکاتی در تهیه و تنظیم گزارش کارشناسی
۱ - نظرات کارشناسی الزاما باید در سربرگ های چاپی کارشناس باشد . نام و نام خانوادگی کامل-رشته کارشناسی - شماره پروانه مواردی است که باید در سربرگ وجود داشته باشد . ذکر صلاحیت های کارشناسی و مدارک تحصیلی کارشناس در سربرگ ضرورتی ندارد .
۲ - در پائین اوراق سربرگ کارشناسی نیز باید مشخصاتی مثل : آدرس کامل پستی - شماره های تلفن همراه و ثابت - آدرس پست الکترونیک - آدرس وبلاگ ( در صورت وجود ) درج گردد
۳ - نظرات کارشناسی هیئتی نیز حتی الامکان در سربرگهای مخصوص هیئت های کارشناسی باشد و از درج نظریه در کاغذ عادی بدون سربرگ هیئتی خودداری شود .
۴ - کلیه سربرگ های کارشناسی اعم از انفرادی یا هیئتی باید آراسته به آرم کانون کارشناسان رسمی دادگستری ( با قید استان مربوطه ) باشد
۵ - هر کارشناس باید دفتر اندیکاتور برای درج مکاتبات وارده و صادره خود داشته باشد .
۶ - نظریه کارشناسی باید شماره و تاریخ و پیوست ( در صورت لزوم ) داشته باشد .
۷ - در نظرات کارشناسی بیش از یک صفحه ، شماره ترتیب صفحات در پائین یا بالای صفحه حتما درج گردد .
۸ - سعی شود نظرات کارشناسی تایپی باشد و کارشناسان محترمی که هنوز خود را به ابزار و ادوات نگارش و تایپ کامپیوتری مجهز نکرده اند زودتر اقدام کنند . تایپی بودن متن با استفاده از فونت های مناسب با فاصله گذاری های لازم از اطراف کاغذ و رعایت سایز فونت مورد استفاده و در مجموع زیبایی و شکیل بودن و آراستگی فرم نظریه کارشناسی.... می تواند تاثیرات مثبت در خواننده ایجاد کند و این امر خود بخود تبلیغی برای کارشناس محسوب می شود .
۹ - در عنوان نظریه کارشناسی باید نام دادگاه یا شورای حل اختلاف یا اداره یا شرکت و یا شخص حقیقی یا حقوقی که نظریه کارشناسی خود را خطاب به او می نویسید به طور کامل و صحیح درج شود . مثال :
ریاست محترم شعبه ... دادگاه عمومی شهرستان ....
شورای محترم حل اختلاف حوزه ... شهرستان ....
ریاست محترم دایره حقوقی اداره .....
مدیریت محترم عامل شرکت ....
جناب آقای .....
بطور کلی ادبیات بکاررفته در عنوان نظریه کارشناسی ( و همچنین متن نظریه ) عباراتی توام با احترام باشد . درج عنوان بدون عبارات احترام آمیز دور از فرهنگ اصیل ایرانی است
۱۰ - درج عبارت " سلام علیکم " یا " با سلام و احترام " یا " با تقدیم درود و احترام " در صدر نظریه
۱۱ - کار کارشناس ارائه نظریه کارشناسی است و آنچه می نویسد و به دادگاه یا .... ارائه میدهد نظریه کارشناسی است نه گزارش کارشناسی . عبارت گزارش کارشناسی چندان با ماهیت وظیفه کارشناسی همخوانی ندارد . گزارش نویسی کار کارشناس نیست . حتی اگر لازم باشد مقدماتی و شرحی از پرونده و اقدامات نوشته شود در واقع جزئی از نظریه کارشناسی یا مقدمه نظریه کارشناسی است و نمی شود نام گزارش بر آن نهاد .
۱۲ - چند عبارت پیشنهادی برای شروع نظریه :( بستگی به نوع مخاطب )
=باتقدیم احترام بازگشت به امر کارشناسی محوله ( به اینجانب یا به این هیئت ) در پرونده کلاسه ....
=احتراما در اجرای امر کارشناسی ارجاع شده ( به اینجانب یا به این هیئت ) در پرونده کلاسه ....
=با احترام بنا به درخواست کتبی شما ....
=با تقدیم احترام بازگشت به نامه شماره ... مورخه ... آن شرکت در مورد . ...
عبارت بکاررفته در شروع نظریه بسته به شم ادبی کارشناس می تواند از تنوع بسیاری برخوردار باشد .
۱۳ - پس از عبارت ابتدائی نظریه آنچه ضرورت دارد در پاراگراف اولیه نظریه کارشناسی آورده شود عبارتند از : شماره کلاسه پرونده بطور صحیح و کامل - موضوع کارشناسی بطور خیلی مختصر - نام طرفین - مشخصات ثبتی و سندی محل مورد نظر - تاریخ دادگاه - تاریخ بازدید - نام طرفین اصلی حاضر در بازدید و......( حسب مورد )
مثال در مورد پرونده های اختلافی اراضی ملی ...:
احتراما در اجرای امر کارشناسی پرونده کلاسه ....... در خصوص اختلاف بین اداره منابع طبیعی ... و آقای ... در مورد قسمتی از اراضی پلاک .. فرعی از ... اصلی بخش .. در اراضی موسوم به ....شهرستان ... به مساحت ...( هکتار یا مترمربع ) به استحضار میرسد که پس از حضور در دادگاه در تاریخ ..... و اطلاع از مفاد پرونده و قرار کارشناسی دادگاه محترم ُ طبق هماهنگی قبلی در تاریخ .....در حضور ..... از محل ارائه شده توسط ..... بازدید نموده و ضمن معاینه فنی زمین و تطبیق مدارک و نقشه ارائه شده در طبیعت و شنیدن اظهارات و دریافت مدارک و مستندات طرفین ُ متعاقبا بررسی های لازم در مورد سوابق امر و جهات فنی موضوع انجام شد و نتیجه بررسی و نظریه کارشناسی طبق قرار صادره دادگاه محترم به شرح ذیل به استحضار میرسد .
مثال در مورد پرونده های ارزیابی اراضی :
با تقدیم احترام بازگشت به امر کارشناسی محوله در پرونده کلاسه ..... در خصوص ارزیابی یک قطعه زمین مزروعی ( یا باغ و یا تاسیسات کشاورزی و یا .... حسب مورد ) پلاک فرعی ..... از پلاک اصلی ... بخش ... در اراضی ..... واقع در آدرس ....... مالکیت ..... به مساحت .... به استحضار میرسد که پس از حضور در دادگاه در تاریخ .... در حضور ...... در تاریخ ...... از محل ارائه شده توسط .... بازدید نموده و ضمن مطابقت مشخصات سند ثبتی شماره ..... با ملک ارائه شده ، بررسی لازم در مورد وضعیت و کیفیت ملک مذکور انجام و نتیجه بررسی و نظریه کارشناسی طبق قرار صادره دادگاه محترم به شرح ذیل تقدیم میگردد .
۱۴ - درج نام افراد اصلی ذینفع در پرونده که در بازدید حاضر بوده اند ضروری است .
۱۵ - اطلاع از مفاد کامل قرار صادر دادگاه و توجه به همه نکات مندرج در آن ضروری است . کارشناس باید کلیه مواردی که در قرار دادگاه آمده در زمان بازدید و معاینه محل توجه نماید و به دقت در هر مورد اطلاعات لازم را کسب نماید تا در موقع نگارش نظریه خود مواجه با نقص اطلاعات نگردد . به یاد داشته باشیم که قضات از ما نظر کارشناسی کامل می خواهند .
۱۶ - شرح مختصر و در عین حال کاملی از مشاهداتی که کارشناس در روز بازدید از محل مورد نظر داشته است . این امر برای روشن تر شدن ذهنیت قاضی نسبت به موضوع و اطمینان بیشتر نسبت به نظریه کارشناسی شما مهم است . به یاد داشته باشیم که آنچه که دیده ایم بدون کم و کاست بیاوریم و از دخل و تصرف در واقعیات بپرهیزیم .
۱۷ - شرحی از اقداماتی که در روز معاینه محل و اجرای قرار انجام داده اید .مثال : نقشه خوانی ،تطبیق زمین باسند و نقشه ، تعیین موقعیت یا مساحی زمین با جی پی اس ، ترسیم نقشه یا کروکی ، معاینه اشجار و نوع محصول ، تهیه پروفیل خاک ، نمونه گیری از خاک و آب و ارسال به آزمایشگاه ، عکس و فیلم که از محل کارشناسی تهیه نموده اید و ......لازم به ذکر است که نتایجی که از این اقدامات و بررسی های خود گرفته اید و تاثیری که در رسیدن به نظر کارشناسی شما داشته اند باید در نظریه کارشناسی درج شوند و همه نتایج را به نظریه کارشناسی خود پیوست نموده و به مرجع ارجاع دهنده ارائه دهید .
۱۸ - شرح مختصری از سابقه موضوع کارشناسی ( در صورت ضرورت ) این مسئله در نظرات کارشناسی کارشناس اول ضروری است ولی در هیئت های کارشناسی ضرورتی برای تکرار مطلب نیست . به یاد داشته باشیم که قاضی بیش از هرکس مشرف بر پرونده است و تکرار مطالبی که قاضی به خوبی از آنها آگاه است ضرورتی ندارد .
۱۹ - ذکر دلایل فنی ، مستندات و جهات و مبانی کارشناسی و اینکه از چه راهی و بر اساس چه مبانی به این نظریه رسیده ایم ضروری است . هرچه مبانی و دلایل قوی تری داشته باشیم هم به قاضی اطمینان بیشتری میدهیم تا حکم عادلانه و صحیح بدهد و هم جلوی ایرادات و بهانه های بعدی طرفین را گرفته ایم تا موجب اطاله دادرسی نشود . ضمنا به این ترتیب به مرور زمان به عنوان یک کارشناس دقیق و مطمئن در دادگاهها مطرح می شویم .
۲۰ - نظریه کارشناسی باید صریح و صحیح و مستدل و روشن و بدون ابهام باشد . عبارات دو پهلوئی مثل : به نظر میرسد - اگر چنین شود - در صورتی که - و...... نباید در نظر کارشناسی ما جائی داشته باشد . به یاد داشته باشیم که قاضی در قرار خود سوال صریحی را از ما پرسیده و جواب صریحی هم از ما می خواهد . بلاتکلیف گذاشتن قاضی در بین دوراهی اصلا صحیح نیست و دور از شان کارشناسی است . اگر چنانچه مدارک و اطلاعات برای نظریه صریح ناقص است قبلا باید آنها را از دادگاه بطور کتبی بخواهیم و سپس اقدام به بررسی و ارائه نظریه کارشناسی خود بنمائیم .
مراحل تنظیم گزارش کارشناسی رسمی دادگستری
مرحله اول
هر گزارشی از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب مراحلی را از سر می گذراند.
لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آن ها به خوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگراشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را رضایتی دست می دهد و نه گزارشخواه را فایده ای و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد بود.
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:
١. مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
٢. مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب )
٣. مرحله نگارش
٤. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی
آنچه موضوع این مطلب است مرحله اول گزارش نویسی یعنی برنامه ریزی است.
مرحله اول گزارش نویسی : برنامه ریزی
مسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است. در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد. در واقع اکثر گزارشات مختصر و توضیحی، بدین صورت در می آید. در موارد دیگر تهیه مقدمات و تدارکات کار نیاز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مصالح زیاد دارد.
برای برنامه ریزی و تهیه مقدمات روش های گوناگونی وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوی واقعیت و اعمال دقت باشد، بهترین روش همان است که محققان وپژوهشگران به کار می برند که به روش علمی مشهور است. نویسندگان گزارش های اداری و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید هستند، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده شود. در صفحات بعد دو واژه ” تحقیق ” و ” گزارش ” به صورت وجوه عام و خاص یک مقوله به کار رفته است.
مراحل روش علمی تحقیق
١. تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
٢. طرح مقدماتی تحقیق
٣. انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
٤. جمع آوری اطلاعات و داده ها
٥. تحلیل و تفسیر
٦. نتیجه گیری بر اساس داده ها و تفسیرها
١- تعریف مسأله
تعریف مسأله باید در عبارتی روشن، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود. تعریف باید جامع و مانع باشد، یعنی همه مصادیق خود را در بر بگیرد و مانع انواع دیگرگردد. مسأله ی مورد گزارش باید به طور مشخص و محدود تعریف شود، در تعریف باید حتی المقدور از کلماتی که قابل مشاهده، محاسبه و اندازه گیری باشد استفاده گردد.
صورت مسأله را می توان به سه وجه بیان کرد:
الف- عبارت مصدری: کشف علل غیبت زیاد در واحد تولید
ب- عبارت سؤالی: چه عللی باعث غیبت زیاد در واحد تولید می شود؟
ج- عبارت اخباری: می خواهیم به علل غیبت زیاد در واحد تولید پی ببریم.
برای دقیق تر و مشخص تر کردن تعریف، گزارشگر باید پرسش هایی را مطرح سازد مانند:
- از کجا می دانیم که میزان غیبت در واحد تولید زیاد است؟
- میزان غیبت در واحد تولید چقدر است ؟
- میزان غیبت در واحدهای دیگر سازمان چقدر است؟
- تا چه اندازه میزان غیبت در واحد تولید، با میزان غیبت در واحدهای دیگر یا در صنعت مشابه قابل مقایسه است؟
- آیا علت غیبت چیزی است که تحت کنترل نهاد است؟
- اگر بتوان علت غیبت را کنترل کرد بهترین روش تقلیل آن کدام است؟
این گونه سؤالات و سؤالات مشابه به گزارشگر کمک می کند که مسأله را به نحو بهتری تعریف کرده و مشخصات لازم را در آن بگنجاند. همین تعریف دقیق مسأله است که بعداً به صورت موضوع و مقدمه گزارش متجلی می شود.
٢- طرح مقدماتی تحقیق ( گزارش )
طرح مقدماتی تحقیق شامل چهار موضوع است:
تعیین هدف تحقیق- حدود تحقیق
معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق
طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
گزارشخواه کیست و دانستن نظر او نسبت به مسأله مورد بحث
موضوع تعیین هدف تحقیق ( گزارش )
الف- اطلاع: صرف بیان حقایق و یا توصیف رویدادها
ب- اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل
ج- اطلاع همراه با تفسیر داده ها، ذکر علل و استنتاج به انضمام اریه پیشنهاد و راه حل
موضوع معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق (گزارش)
معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( گزارش )، با توجه به ویژگی های روش ای جمع آوری اطلاعات که شامل مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، تجربه و آزمایش، مراجعه به کتابخانه، اسناد و مدارک است و با در نظر گرفتن مطالب زیر صورت می گیرد:
الف- ماهیت تحقیق ( گزارش )
ب- هزینه تحقیق ( گزارش )
ج- فواید ممکن
د- حدود زمان و دقت لازم برای تحقیق ( گزارش )
و- تنظیم یک فرضیه در ارتباط با موضوع تحقیق ( گزارش )
موضوع طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
- آیا وقت کافی برای انجام تحقیق ( گزارش ) داریم؟
- آیا امکان مالی فراهم است؟
- آیا منابع لازم مانند افراد، مواد و تسهیلات در دسترس است؟
- آیا در انجام تحقیق ( گزارش ) همکاری دیگری لازم است؟
- آیا در تحقیق ( گزارش ) مورد نظر به دانش تخصصی که تحقیق کننده ( گزارشگر ) ندارد، مورد نیاز است؟
- آیا همه مطالب و موضوعات به صورت منطقی صورت برداری و ملحوظ شده است؟
موضوع نظر گزارشخواه
مقصود دیدن مسأله از دیدگاه و از زاویه دید گزارشخواه است. بررسی امکانات و نگرش ها به مسأله و در میان گذاشتن این مسائل با گزارشخواه.
٣- انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش )
اکنون که با توجه به روش های جمع آوری اطلاعات با معیارهای انتخاب آشنا شده ایم می توانیم عملاً یک روش را برگزینیم مثلاً روش مصاحبه، یا پرسشنامه و یا مخلوطی از دو روش را.
٤- جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
قبلاً با روش های جمع آوری اطلاعات سروکار داشتیم اکنون عملاً به جمع آ وری اطلاعات بر اساس روش انتخاب شده می پردازیم.صرف جمع آوری در هم و آشفته مقداری اطلاعات نمی تواند به یافتن علل مسأله یا به راه حل مسأله کمکی بکند. هر چند وجود اطلاعات صحیح و دقیق و مربوط لازم است، اما اطلاعات بخودی خود موادی خام هستند که گزارشگر باید بتواند آن ها را طبقه بندی و تنظیم کند و در مرحله بعد مورد تفسیر و تحلیل قرار دهد و آن گاه دست به استنتاج بزند.
در مقام تشبیه می توان آمار و اطلاعات را به مواد خام برای آشپزی تشبیه نمود، درست است که برای پختن غذا مواد خام به مقدار کافی و به صورت مناسب لازم است ترکیب این مواد به صورت درست است که از آن هاغذایی ماکول می پزد. اطلاعات و آمار نیز آن گاه معنی دار می شود که طبقه بندی و تنظیم و سپس تفسیر و تحلیل شوند.
تنظیم و طبقه بندی آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است:
الف- طبقه بندی داده ها
ب- عینیت گرایی
ج- تحلیل داده های کیفی
د- تحلیل داده های کمی
اطلاعات به طور کلی یا مقداری است یا غیر مقداری. تجزیه و تحلیل اطلاعات مقداری آسان تر است، زیرا با استفاده از روش های آماری قابل تحلیل و بررسی است. در بسیاری از موارد می توان اطلاعات غیر مقداری را هم به اطلاعات مقداری تبدیل نمود تا نسبت به پاسخ و تقلیل اشتباهات اطمینان حاصل گردد. در موارد اطلاعات غیر مقداری یا کیفی مانند رنگ مو یا نژاد، ملیت، کدگذاری، درصدها و کسرها به صورت کمی ارایه داد.
برای تبدیل اطلاعات کیفی به مقادیر وصورکمی ممکن است:
الف- مشاهدات و اطلاعات کیفی شمارشی و به صورت عدد منعکس گردد.
ب- اطلاعات و حقایق کیفی به صورت درصد (پورسانت) ذکر شود.
ج- اطلاعات و مشاهدات کیفی به صورت درجات و طبقات بیان شود ( مانند درجه یک، درجه دو که حاکی از درجه کیفیت باشد).
د- تمایلات شخصی افراد را نسبت به امری به صورت درجات طبقه بندی شود و برای هر درجه و طبقه نمره ای و ارزشی تعیین گردد.
مثلاً در مورد تمایل افراد به دیدن مسابقه فوتبال ممکن است آن ها را به سه طبقه ی الف، ب و جطبقه بندی نمود و سپس برای هر طبقه نمره ای در نظر گرفت.
٥- تحلیل و تفسیر داده ها و ارزش گذاری آنها (استنتاج)
پس از آن که اطلاعات دسته بندی و تجزیه و تحلیل شد، گزارشگر می تواند بر اساس تجزیه و تحلیل آماری، اطلاعات را توجیه منطقی نموده و به کشف و استنتاج راه حل مشکل موفق گردد. برای آنکه گزارشگر از مطالعه ی اطلاعات موجود به نتیجه برسد و در توجیه منطقی و مستدل به منظور رسیدن به کنه مطلب و پاسخ مشکل موفق گردد لازم است استدلال خود را کاملاً مشخص نماید. معمولاً جهت استدلال و نتیجه گیری از روش های استقرار، قیاس و تمثیلاستفاده می شود.
٦- نتیجه گیری
در این مرحله گزارشگر پس از ذکر مختصر درباره مشکل، یادآوری نکات عمده حقایق به نتیجه گیری کلی و در واقع به اظهار نظر درباره عوامل و موجبات مسأله می پردازد و سپس راه حل های پیشنهادی را برای ارایه در گزارش خود آماده می سازد.
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی
آنچه که در صفحات قبل درباره مرحله یک گزارش نویسی آمده، شرح جامع تهیه مقدمات و برنامه ریزی بود که معمولاً با تهیه گزارش هایی سروکار داریم که مختصروکوتاه هستند و غالب گزارش های اداری را شامل می شوند. لذا برای این نوع گزارش ها به شرح مختصر مرحله یک یعنی تهیه مقدمات و تدارکات می پردازیم.
این مقدمات عبارتند از:
١- جمع آوری کلیه اطلاعات و مطالب مربوط به گزارش
٢- بررسی اجزاء:
الف- تعیین ارزش نسبی هر جزء
ب- حذف اجزای نا مربوط و زائد
ج- افزودن اجزای فراموش شده
٣- برای آن که بدانیم چه چیزی را باید افزود و یا باید حذف کرد لازم است اجزاء را با هدف و مقصود گزارش تطبیق داد:
الف- چه کسی آن را خواهد خواند؟
ب- چه کسی آن را خواسته است؟ ( ممکن است که خواننده گزارش و کسی که آن را خواسته هردو یکی نباشد )
ج- خواننده چه انتظاری از گزارش دارد؟
د- چگونه از آن استفاده خواهد کرد؟
٤- طرح و پاسخ روشن و مطمئن به شش سؤال اساسی:
چه چیز؟ چگونه؟ با یا برای چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ و چرا؟